Allgemeine Informationen
Aus dem System können auf unterschiedliche Weise Korrespondenzen erzeugt werden.
- Eine fachliche Klasse z.B. Event, Projekt, Rechnung veranlasst das Versenden einer Korrspondenz
- Über einen Verteiler wird eine neue Korrspondenz gestartet
- Eine Korrespondenz wird an einen oder mehrere manuell gewählte Adressen versandt.
Für alle Varianten gilt: Die Empfänger einer Korrespondenz müssen stets als Adressen im System vorhanden sein.
Versandart
Für jede Korrespondenz können Sie die Versandart wählen. Es stehen zur Auswahl:
| Versandart | Wer bekommt die Korrespondenz? |
|---|---|
| |
Post |
|
| E-Mail und Post |
|
In Abhängigkeit von den gewählten Versandarten bei der Adresse werden die Personen, die der Korrespondenz als Empfänger zugewiesen wurden behandelt.
Der Versand von E-Mail wird dem Postversand stets vorgezogen.
Unter Post-Versand ist aus Sicht des Programms die Ausgabe als PDF-Dokument zu verstehen. Diese müssen dann Ausgedruckt werden uns selbst verschickt werden.
Aus Sicht der Anwendung gilt eine Korrespondenz mit Post als Versandart mit der Ausgabe der PDF-Datei als versendet.
Betreff
Jede Korrespondenz verfügt über einen statischen Betreff. Dieser kann durch das Hinzufügen von Textbausteinen, die den Layouttyp E-Mail Betreff tragen, ersetzt werden.
Über diesen Weg ist es möglich individualisierte Betreffzeilen für jeden Empfänger einzubinden. Die Verfügbaren Platzhalter sind Abhängig vom Kontext in dem die Korrespondenz geschrieben wird.
So hat eine Korrespondenz zu einem Event zum Beispiel Zugriff auf Anmeldedaten, Termin und Uhrzeit, eine Projektbezogene Korrespondenz kennt beispielsweise die Projektnummer, den Projekttitel, etc. Eine Übersicht über die verfügbaren Felder wird bei den einzelnen Kapiteln der Dokumentation unter dem Begriff "Formulardaten" aufgelistet.
Nachrichtentext (Body)
Der Inhalt einer Nachricht besteht aus mindestens einem Textbaustein, kann aber auch mehrere Textbausteine enthalten.
Über die Angabe "Sortierung" bei den Textbausteinen wird die Abfolge von Texten innerhalb der Korrespondenz festgelegt.
Der Nachrichten-Body wird immer in zwei Versionen in der E-Mail ausgeliefert (Mulitpart/alternativ). Somit haben Personen, die nur über einen eingeschränkten Mailclient verfügen die reine Textversion und solche deren Client auch HTML-E-Mail interpretieren kann haben dann die gestaltete Ansicht. Wie Sie das Design der E-Mail beeinflussen können lesen Sie im Kapitel E-Mail-Gestaltung.
Anhänge
Mit einer Korrespondenz können ein oder mehrere Anhänge versendet werden. Dabei wird unterschieden in statische und dynamische Anhänge
statische Dateianhänge
sind Anhänge, die für alle Empfänger der Nachricht identisch sind. Diese Anhänge liegen als Dokument in der Anwendung vor. Dabei können diese direkt durch die Anwendung generiert worden sein, oder sie haben diese selbst hoch geladen. Es sind unterschiedliche Dateiformate möglich.
dynamische Dateinanhänge
sind Anhänge, die während des Versandes temporär generiert werden und mit der E-Mail versandt werden. Diese Anhänge sind für den einzelnen Empfänger individuell zusammengestellt und können über Platzhalter mit dynamischen Inhalten gefüllt werden. Die äußere Form dieser Anhänge basiert auf der Briefvorlage. Es wird immer der Adressblock auf der Seite mit ausgegeben, die erste Seite erhält als Hintergrund die Grafik für die aktuelle Organisation. Alle weiteren Inhalte werden aus Texten zusammengefügt, die mit der Markierung "Attachment" an die Korrespondenz angehängt sind.
Wichtiger Hinweis
Alle Textvorlagen, die das Kennzeichen "Attachment" tragen werden zu einer PDF-Datei zusammen gefasst, die dann an die Korrespondenz als Attachment angehängt wird.
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