Unter Adressen werden die Adressen zu unterschiedlichen Personen, Firmen und Institutionen in der Anwendung gespeichert.
Die Adressen können je nach Anwendungsfall mit den anderen Objekten (z.B. Event, Mitarbeiter, Partner etc.) der Anwendung verknüpft werden.
Durch diesen Ansatz sind alle Adressen an zentraler Stelle verfügbar. Sie können in Verteilergruppen organisiert werden und darüber dann für Mailingaktionen genutzt werden.
Jede Adresse öffnet sich zur Bearbeitung in einem eigenen Reiter. Sie kann mit dem "x"-Symbol wieder geschlossen werden.
Der Adressreiter ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Der Objektbaum und der Detailbereich.
Wenn Sie nicht alle Informationen im Objektbaum lesen können, lässt sich dieser über den "Anfasser" zwischen Baum- und Detailbereich vergrößern. |
Zu einer Adresse werden in verschiedenen Feldern Informationen erhoben. Dabei gilt für alle Felder mit einem einzeiligen Editor, dass keine Tabulatoren und Zeilenumbruchszeichen erlaubt sind.
Zu jeder Adresse können beliebig viele Dokumente im System hinterlegen werden. Um diese zur strukturieren, können die Dokumente in Ordnern organisiert werden.
Dokumente finden an unterschiedlichen Orten im System Verwendung. Lesen Sie den Artikel über Dokumente für weitere Informationen.
Im Bereich Kontaktdaten werden alle Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, etc. verwaltet. Das System ist zu Beginn mit einem Standardset an verfügbaren Kontakttypen vorkonfiguriert. Sie können diese in den Anwendungseinstellungen App auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Zu einer Adresse können beliebig viele Nummern vergeben werden. Dazu muss im Bereich Anwendungseinstellungen jeweils ein Nummernkreis erstellt werden.
Die Nummern dienen zum einen der eindeutigen Identifikation von Kunden, Mitglieder, etc. Dazu wird ein automatisierter Nummernkreis verwendet. Kann aber auch für die Anbindung von Fremdsystemen genutzt werden. Hierfür kann dann die Nummer eines anderen Systems als Freitext eingegeben werden. Z.B. Debitorennummer, Personalnummer, etc.
Wenn Sie in Ihrer Einrichtung Adressen aus verschiedenen Organisationen verwalten die voneinander abgegrenzt werden lösen Sie dies über die Rollen.
Zu jeder Adresse gehört mindestens eine gültige Rolle mit dem Attribut Besitzer. Nutzer*innen dieser Organisation haben die Möglichkeit die Adresse zu bearbeiten.
Soll die Adresse auch für anderen Organisationen sichtbar werden, kann dies durch de Zuordnung weitere Rollen geschehen. Soll auch eine Bearbeitung erlaubt werden, wird der Haken Besitzer gesetzt.
Zur Gliederung des Adressbestandes dient dieser Bereich. Mit Hilfe von Verteilern und Mitgliedschaften können Sie die Gruppenzuordnung von Personen vornehmen.
Die Zuordnung ist immer zeitlich bestimmt. Kann also schon mit einem End-Datum eingetragen werden, sofern dies gewünscht ist.
Über diese Option regeln Sie auf welchem Weg die entsprechende Adresse kontaktiert werden kann.
Zu einer Adresse können mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden.
Eine Bankverbindung hat die Attribute Bankname, Zweigstelle, Inhaber, IBAN und SWIFT (auch BIC genannt). Zudem hat eine Bankverbindung eine Gültigkeit. Beim Anlegen einer neuen Bankverbindung wird der Gültigkeitsbeginn auf den aktuellen Tag gesetzt. Das Ende ist im Standard leer, also für immer gültig.
Wollen Sie die Bankverbindung für den Elektronischen Lastschrift-Verkehr nutzen brauchen Sie ein SEPA-Mandat. Diese können bei der jeweiligen Bankverbindung erzeugt werden. Als Mandatsreferenznummer wird ohne weitere Einstellungen eine UUID erzeugt, die Systemweit eindeutig ist.
In diesem Bereich werden Informationen bereitgestellt, die entweder manuell erfasst werden (z.B. die Dokumentation eines Telefonates oder Termins vor Ort) oder Ereignisse der Anwendung (z.B. die Verwendung einer Adresse bei einem Event)
Für bestimmte Informationen besteht die Verpflichtung den Nachweis zu dokumentieren. Beispiele hierfür sind der Führerschein oder das erweiterte Führungszeugnis.
Für die Nachweise wird die Information in zwei Stufen verwaltet. Die erste Ebene ist der Nachweis selbst, die zweite Stufe ist die Prüfung des Nachweises.
Legen Sie im ersten Schritt einen Nachweis an:
Im zweiten Schritt tragen Sie die Art der Prüfung ein:
Beinhaltet die Prüfung die Kopie des Nachweises, kann dieser über die Adress-Dokumente hochgeladen werden und per Drag & Drop auf dem Nachweis abgelegt werden.
Jede Rechnung, die an eine Adresse gerichtet wurde, wird hier eingeblendet. Eine Bearbeitung kann in dieser Maske nicht erfolgen.
Über den Link in der ersten Spalte kann die Rechnung aufgerufen werden.
Wird eine Adresse im System eingetragen, wird die Adresse mit Hilfe von Open-Street-Map geocodiert. Ist dieser Schritt erfolgreich, können Sie die Adresse auf der Karte anzeigen lassen. Wird auf der Karte kein Marker angezeigt, so hat die Geocodierung nicht funktioniert. Manchmal hilft es dann die Schreibweise der Straße zu ändern. Leider ist es bei den Abfragen ein Unterschied, ob die Schillerstr. oder die Schillerstraße angefragt wird.
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