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Elemente im Objektbaum
Adressen Details
Zu einer Adresse werden in verschiedenen Feldern Informationen erhoben. Dabei gilt für alle Felder mit einem einzeiligen Editor, dass keine Tabulatoren und Zeilenumbruchszeichen erlaubt sind.
Dokumente
Zu jeder Adresse können beliebig viele Dokumente im System hinterlegen werden. Um diese zur strukturieren, können die Dokumente in Ordnern organisiert werden.
Dokumente finden an unterschiedlichen Orten im System Verwendung. Lesen Sie den Artikel über Dokumente für weitere Informationen.
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Im Bereich Kontaktdaten werden alle Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, etc. verwaltet. Das System ist zu Beginn mit einem Standardset an verfügbaren Kontakttypen vorkonfiguriert. Sie können diese in den Stammdaten Anwendungseinstellungen App auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Nummern
Rollen
Verteiler / Mitgliedschaften
Zu einer Adresse können beliebig viele Nummern vergeben werden. Dazu muss im Bereich Anwendungseinstellungen jeweils ein Nummernkreis erstellt werden.
Die Nummern dienen zum einen der eindeutigen Identifikation von Kunden, Mitglieder, etc. Dazu wird ein automatisierter Nummernkreis verwendet. Kann aber auch für die Anbindung von Fremdsystemen genutzt werden. Hierfür kann dann die Nummer eines anderen Systems als Freitext eingegeben werden. Z.B. Debitorennummer, Personalnummer, etc.
Rollen
Wenn Sie in Ihrer Einrichtung Adressen aus verschiedenen Organisationen verwalten die voneinander abgegrenzt werden lösen Sie dies über die Rollen.
Zu jeder Adresse gehört mindestens eine gültige Rolle mit dem Attribut Besitzer. Nutzer*innen dieser Organisation haben die Möglichkeit die Adresse zu bearbeiten.
Soll die Adresse auch für anderen Organisationen sichtbar werden, kann dies durch de Zuordnung weitere Rollen geschehen. Soll auch eine Bearbeitung erlaubt werden, wird der Haken Besitzer gesetzt.
Verteiler / Mitgliedschaften
Zur Gliederung des Adressbestandes dient dieser Bereich. Mit Hilfe von Verteilern und Mitgliedschaften können Sie die Gruppenzuordnung von Personen vornehmen.
Die Zuordnung ist immer zeitlich bestimmt. Kann also schon mit einem End-Datum eingetragen werden, sofern dies gewünscht ist.
Versandwege
Über diese Option regeln Sie auf welchem Weg die entsprechende Adresse kontaktiert werden kann.
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In diesem Bereich werden Informationen bereitgestellt, die entweder manuell erfasst werden (z.B. die Dokumentation eines Telefonates oder Termins vor Ort) oder Ereignisse der Anwendung (z.B. die Verwendung einer Adresse bei einem Event)
Nachweise
Für bestimmte Informationen besteht die Verpflichtung den Nachweis zu dokumentieren. Beispiele hierfür sind der Führerschein oder das erweiterte Führungszeugnis.
Für die Nachweise wird die Information in zwei Stufen verwaltet. Die erste Ebene ist der Nachweis selbst, die zweite Stufe ist die Prüfung des Nachweises.
Legen Sie im ersten Schritt einen Nachweis an:
Im zweiten Schritt tragen Sie die Art der Prüfung ein:
Beinhaltet die Prüfung die Kopie des Nachweises, kann dieser über die Adress-Dokumente hochgeladen werden und per Drag & Drop auf dem Nachweis abgelegt werden.
Debitorenrechnung
Jede Rechnung, die an eine Adresse gerichtet wurde, wird hier eingeblendet. Eine Bearbeitung kann in dieser Maske nicht erfolgen.
Über den Link in der ersten Spalte kann die Rechnung aufgerufen werden.
Adresse in OpenStreetMap
Wird eine Adresse im System eingetragen, wird die Adresse mit Hilfe von Open-Street-Map geocodiert. Ist dieser Schritt erfolgreich, können Sie die Adresse auf der Karte anzeigen lassen. Wird auf der Karte kein Marker angezeigt, so hat die Geocodierung nicht funktioniert. Manchmal hilft es dann die Schreibweise der Straße zu ändern. Leider ist es bei den Abfragen ein Unterschied, ob die Schillerstr. oder die Schillerstraße angefragt wird.
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