Aus dem System können auf unterschiedliche Weise Korrespondenzen erzeugt werden.
Für alle Varianten gilt: Die Empfänger einer Korrespondenz müssen stets als Adressen im System vorhanden sein.
Für jede Korrespondenz können Sie die Versandart wählen. Es stehen zur Auswahl:
| Versandart | Wer bekommt die Korrespondenz? |
|---|---|
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Post |
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| E-Mail und Post |
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In Abhängigkeit von den gewählten Versandarten bei der Adresse werden die Personen, die der Korrespondenz als Empfänger zugewiesen wurden behandelt.
Der Versand von E-Mail wird dem Postversand stets vorgezogen.
Unter Post-Versand ist aus Sicht des Programms die Ausgabe als PDF-Dokument zu verstehen. Diese müssen dann Ausgedruckt werden uns selbst verschickt werden.
Aus Sicht der Anwendung gilt eine Korrespondenz mit Post als Versandart mit der Ausgabe der PDF-Datei als versendet.
Jede Korrespondenz verfügt über einen statischen Betreff. Dieser kann durch das Hinzufügen von Textbausteinen, die den Layouttyp E-Mail Betreff tragen, ersetzt werden.
Über diesen Weg ist es möglich individualisierte Betreffzeilen für jeden Empfänger einzubinden. Die Verfügbaren Platzhalter sind Abhängig vom Kontext in dem die Korrespondenz geschrieben wird.
So hat eine Korrespondenz zu einem Event zum Beispiel Zugriff auf Anmeldedaten, Termin und Uhrzeit, eine Projektbezogene Korrespondenz kennt beispielsweise die Projektnummer, den Projekttitel, etc. Eine Übersicht über die verfügbaren Felder wird bei den einzelnen Kapiteln der Dokumentation unter dem Begriff "Formulardaten" aufgelistet.
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