Dokumente finden in der Anwendung in unterschiedlichen Kontexten Verwendung. Die Bearbeitung und Verwaltung ist in allen Bereichen gleich. Es folgt eine (unvollständige) Liste der Elemente die Dokumente beinhalten können:
Um einen neuen Ordner anzulegen machen Sie einen Rechtsklick auf das Wurzelelement "Dokumente" ganz oben oder auf den Ordner, in dem Sie einen Unterordner erstellen wollen:
Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Neuen Unterordner anlegen".
Es öffnet sich ein Editor, in dem Sie einen Namen für den Ordner angeben müssen.
Mit "Alles speichern" schließen Sie die Bearbeitung ab.
Einen bestehenden Ordner benennen Sie um, indem Sie den Ordner im Baum anklicken und dann im rechten Detailbereich das Label "Ordnername" anklicken.
Damit schalten Sie das Feld in den Bearbeitungsmodus.
Sie können Ordner über Drag & Drop in der Ordnerstruktur verschieben. Wählen Sie dazu den zu verschiebenden Ordner mit der Maus und ziehen Sie ihn bei gedrückter Maustaste auf den Zielordner.
Wenn ein Verschieben möglich ist, wird dies mit einem grünen Symbol angezeigt.
Nur leere Ordner können gelöscht werden. Löschen Sie also zunächst alle Dokumente und alle Unterordner. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen "NAME löschen" aus dem Kontextmenü.
Um Dateien ins System zu laden öffnen Sie den Bearbeitungsmodus für die Dokumententabelle durch einen Klick auf die Überschrift Dokumente.
Jetzt können Sie den Dokumenttyp aus der Liste wählen.
Zum Upload können Sie Dokumente per Drag&Drop aus dem Explorer(Win) oder Finder(Mac) auf die graue Taste fallen lassen.
Sie können durch Klick auf "Datei hochladen" auch Dateien über den System-Datei-Dialog auswählen.
Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
Wenn alle gewünschten Dokumente hochgeladen sind, klicken Sie bitte "Alles speichern" um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Um ein Dokument zu löschen schalten Sie die Tabelle in den Bearbeitungsmodus. Mit dem "Mülleimer-Symbol" am Ende jeder Zeile können Sie das Dokument löschen.
Die Löschung wird erst wirksam, wenn sie auf "Alles speichern" klicken.
Für den sicheren Datenaustausch können Sie Dokumente per https verschlüsselter Verbindung mit anderen Teilen.
Der Zugriff wird über zwei Informationen geregegelt. Jede Freigabe hat eine eindeutige UUID, die im Link enthalten ist und ein Kennwort.
Beachten Sie bitte, dass diese beiden Informationen über zwei getrennte Wege übermittelt werden müssen, dass das System sicher ist.
Also versenden Sie den Link per Mail sollten Sie das Kennwort auf keinen Fall auch per Mail zusenden, sondern z.B. per Telefon, SMS oder Threema-Nachricht.
Um ein Dokument freizugeben führen Sie bitte folgende Schritte aus: Erzeugen Sie bei dem Dokument einen Freigabedatensatz.
Unter Freigabetyp stellen Sie ein, welche Rechte die Nutzer*innen haben. Es gibt die Drei Optionen:
Jede Freigabe ist zeitlich Begrenzt. Geben Sie einen Zeitraum ein.
Unter Beschreibung können Sie Informationen zu dem Up-/Download angeben. Diese werden auf der Oberfläche auch den Nutzer*innen angezeigt.
Als viertes Element müssen Sie ein Kennwort vergeben.
Speichern Sie die Informationen.
Nun erscheint unter UUID ein Link 
Mit Klick auf diesen erhalten Sie ein PDF-Dokument in dem alle Informationen enthalten Sind.
Das Dokument können Sie weiterleiten oder den Link daraus kopieren und an den Personenkreis senden, die Zugriff auf die Dokumente erhalten sollen.
Wenn Sie dem Link folgen erreichen Sie Login-Seite für den öffentlichen Bereich: 
Dort muss das zuvor vergebene Kennwort eingetragen werden.
Anschließend können Dokumente entsprechend des Freigabetyps hoch- oder heruntergeladen werden:
Ordner gehören immer zum Kontext des umgebenden Objekts und können nur innerhalb des Objekts verschoben werden. Es ist nicht möglich einen Ordner von z.B. einer Adresse auf eine Adresse zu verschieben. |
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