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Ein Event ist der Überbegriff über alle Arten von konkreten Veranstaltungen mit einem Termin. (In der früheren Software "Buchung" genannt).
Events können sein:

• offene Rundgänge aus dem Jahresprogramm
• gebuchte Rundgänge durch Schulklassen
• interne Fort- und Weiterbildungen
• öffentliche Veranstaltungen
• Einteilung von Mitarbeiter/innen für die Betreuung eines Museums

Ein Event enthält die Basisdaten zu Beginn und Ende, einen Titel, einen Untertitel und ein frei wählbaren Schlüssel (Empfohlen wird, den Schlüssel durch einen Nummernkreis automatisch erzeugen zu lassen). 
Eine Beschreibung ist optional. Der Schlüssel ist innerhalb einer Organisationseinheit eindeutig zu vergeben.
Zu einem Event können ein oder mehrere Produkte als Module zugeordnet werden.

Bei Veranstaltungen mit mehreren Produkten gibt es unterschiedliche Optionen für die Zuordnung von Gruppen

Eventstruktur

Im einfachsten Fall besteht ein Event aus den oben gezeigten Elementen.

Im Folgenden werden die einzelnen Elemente detailliert vorgestellt.

Modul

Ein Modul ist die Zuordnung eines Produktes zu einem Event.

Mit dem Namen kann das Modul noch extra benannt werden. Der Schlüssel wird in der Regel automatisch vergeben.

Ein Modul wird mit einem Produkt verknüpft und greift auf die Basisdaten des Produktes zurück. Wenn das Produkt nachträglich geändert wird kann das Auswirkungen auf die Datenintegrität haben. Sind zum Beispiel schon Mitarbeiter zugewiesen, so wurden diese auf Basis des bisherigen Produktes vorgeschlagen. Ändert sich das Produkt, so werden nicht automatisch bestätigte Mitarbeiter gelöscht. Es wird jedoch in einer Meldung auf diesen Umstand hingewiesen.

Das Modul wird in einer bestimmten Sprache durchgeführt. Hier wird die Standardsprache als Ausgangswert eingetragen. Sie kann für das jeweilige Modul geändert werden.

Ist die Sprache bei der Produktdefinition als Sprache mit Aufschlag gekennzeichnet wird bei der Kalkulation der Fremdsprachenaufschlag angewandt.

Über den Zeitraum wird die geplante Dauer des Moduls festgelegt. Beim Einfügen eines Moduls wird zunächst nur die Anfangszeit festgelegt. Das Ende wird vom System auf Basis der beim Produkt hinterlegten Dauer ermittelt.

Fakturierung

In diesem Bereich werden die Einstellungen zu den Kosten für das Modul vorgenommen. Aus dem Produkt wird hier das zum Zeitpunkt der Anlage des Moduls gültige Preismodell eingetragen. Soll der Preis in anderer Weise berechnet werden gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die Auswahl eines anderen Preismodells
2. Die Eingabe eines manuellen Preises
3. Die Eingabe eines Rabatts.

 Wird ein Event abgerechnet werden nur Module herangezogen, die im Status gebucht (Schlüssel 02) stehen. Alle anderen Positionen werden bei der Rechnungsstellung ignoriert.

Organisatorische Hinweise

Zu jedem Modul können organisatorische Hinweise für den Kunden, den Bürodienst und die Mitarbeitenden eingetragen werden.

Mitarbeiterliste

Unter dem Knoten Mitarbeiterliste findet die Anfrage, Einteilung und Bestätigung der Mitarbeiter/innen für ein Modul statt.

In der dreispaltigen Ansicht stehen die Mitarbeitenden gemäß ihrem Status in diesem Modul aufgelistet.

Ganz links werden alle verfügbaren Mitarbeiter/innen angezeigt. Für die Verfügbarkeit werden folgende Kriterien berücksichtigt:

1. Mitarbeiter/in kann das Produkt in der gewählten Sprache durchführen
2. Mitarbeiter/in hat kein bestätigtes Modul, das den gewählten Zeitraum überschneidet
3. Mitarbeiter/in hat für den Zeitraum keinen Urlaub eingetragen
4. Mitarbeiter/in hat keine generelle Abwesenheit für den Tageszeitraum eingetragen

Ist die Liste zu unübersichtlich lange, kann mit Hilfe der Filterboxen die Auswahl eingeschränkt werden.

Detailinformationen zur Mitarbeitern finden Sie im Tooltip. Dieser wird gezeigt, wenn Sie mit der Maus über das Bild fahren.

Kontaktdaten

Im Tooltip werden die Kontaktdaten der Mitarbeiter angezeigt. Ein Sonderfall stellt hier die E-Mail-Adresse dar. Diese ist ein klickbarer Link. Wenn Sie die Adresse anklicken, so wird ihr Standardmailprogramm geöffnet und eine neue Mail mit Betreff und Adresse bestückt.

Verfügbarkeit

In der Liste werden immer alle Personen gezeigt, die das Produkt in der gewählten Sprache durchführen können. Ist die Person verhindert wird das durch den druchgestrichenen Namen signalisiert.

Gründe hierfür können sein:

• Eintrag in Abwesenheit
• Eintrag in Verhinderung
• Andere Buchung mit Überschneidung

In allen Fällen wird als Überschneidung gewertet, dass die Zeiträume sich in mindestens einem Punkt überschneiden. Bei Rundgängen wird kein Puffer eingerechnet. Endet ein Programm um 14:00 ist der Mitarbeiter für ein anderes Programm, dass um 14 Uhr beginnt aus Sicht des Systems wieder verfügbar.

Statistik

Um bei der Vergabe von Rundgängen die Historie der Mitarbeiter berücksichtigen zu können wird unter Statistik angezeigt, wieviele Veranstaltungen die Person in den letzten 6 Monaten durchgeführt hat.

Mitarbeiter/innen anfragen.

In der Liste der verfügbaren Mitarbeiter wählt man die gewünschten Einträge und zieht diese in die mittlere Spalte "Angefragte Mitarbeiter". Es erscheint sofort der Dialog für den Mailversand. Neben den Standardinformationen können noch weitere Texte ergänzt werden.

Jetzt erscheinen die angefragten Personen in der mittleren Spalte.

Wenn diese Rückmeldung geben kann durch einen Klick auf den Namen der Bearbeitungsmodus aktiviert werden.

Hier sind die drei Tasten, für folgende Rückmeldungen vorgesehen:

Wurde bei einem Datensatz der Status Daumen hoch gewählt so kann dieser in die rechte Spalte gezogen werden.

Wurde die Einteilung vorgenommen kann mit den Tasten der Titelleiste die Information der Mitarbeiter/innen erfolgen.

Funktion festlegen

Für bestätigte Mitarbeiter/innen können Sie durch einen Klick auf den Namen die Bearbeitung aktivieren.

Abrechnung bearbeiten

Beim Bestätigen des Mitarbeiters wird das zu diesem Zeitpunkt errechnete Honorar in den Abrechnungsdatensatz eingetragen.

Sie können diese Information prüfen, indem Sie auf den Mitarbeitereintrag im Baum klicken.

Abweichende Informationen können Sie an dieser Stelle manuell ändern. Wechseln Sie dazu in den Bearbeitungsmodus und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Im Bemerkungsfeld können Sie eine Begründung für die Anpassung hinterlegen.