Ein Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin ist im Kontext der Events jede Person, die im Rahmen einer Veranstaltung eine Aufgabe übernimmt. Das können sein:
- Stadtführer/innen
- Rundgangsleiter/innen
- Schauspieler/innen
- Techniker/innen
- ...
Ein Mitarbeiterdatensatz ist dabei immer mit einer Adresse verknüpft. In der Adresse werden die Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc. gespeichert.
Für einen Mitarbeiterdatensatz werden folgende Informationen erfasst:
Neuen Mitarbeiter anlegen
Wechseln Sie auf den Reiter Mitarbeiter und klicken Sie auf die Taste "Mitarbeiter einfügen".
Geben Sie in der folgenden Maske alle Informationen zu dieser Person ein.
Wählen Sie eine Adresse aus, oder legen Sie über den Adresseditor eine neue Adresse an.
Sprachen zuordnen
Tragen Sie unter dem Punkt Sprachen alle Sprachen ein, die der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin beherrscht.
Öffnen Sie dazu den Editor im Bearbeitungsmodus und ziehen Sie die Sprachen von links nach rechts.
Um Sprachen zu entfernen ziehen Sie diese wieder von Rechts nach Links.
Die Bearbeitung schließen Sie durch einen Klick auf "Alles speichern" ab.
Produkte zuordnen
Um zu ermitteln, welche Personen an welcher Veranstaltung als mögliche Mitarbeiter in Frage kommen muss im System hinterlegt sein, welche Produkte ein Mitarbeiter durchführen kann.
Wählen Sie dazu im Baum den Eintrag Produkte und öffnen Sie die Tabelle über die Schaltfläche "alles bearbeiten".
In diesem ersten Schritt geben Sie an, welche Produkt von der Person durchgeführt / begleitet werden können.
Der Zeitraum gibt dabei die Gültigkeit des Eintrages an. Wenn Sie das Ende-Datum leer lassen bedeutet dies, dass die Zuordnung unbegrenzt gültig ist.
Die Detailinformationen können im zweiten Schritt erfolgen.
Wenn Sie alle Informationen eingetragen haben speichern Sie diese ab. Beim Speichern werden automatisch alle Sprachen des Mitarbeiters für das Produkt übernommen. Korrekturen hieran können Sie im zweiten Schritt vornehmen.
Im Baum auf der linken Seite sehen Sie die neu eingefügten Zurodnungen.
Ein Klick auf einen Eintrag öffnet diesen für den zweiten Schritt:
Hier können Sie nun hinterlegen welche Funktionen (falls vorhanden) der Mitarbeiter übernehmen kann und in welchen Sprachen das Programm durchgeführt werden kann.
Abwesenheit und Verhinderung
Für die Planung von Veranstaltungen ist es notwendig möglichst detailliert zu wissen, wann welcher Personenkreis verfügbar ist und wann dieser nicht zur Verfügung steht.
Die Verfügbarkeit basiert dabei auf insgesamt drei Informationen:
| Information | Detail |
|---|---|
| Abwesenheit | Unter diesem Punkt sind ganztägige Abwesenheiten einzupflegen. Diese können sein:
Jedem dieser Eintragungen muss ein Grund angegeben werden und ein Zeitraum. Wird beim Zeitraum das Ende leer gelassen gilt dieser Eintrag für unbegrenzte Zeit. |
| Verhinderung | An dieser Stelle wird erfasst, dass eine Person an einem bestimmten Wochentag für einen bestimmten Tagbereich nicht zur Verfügung steht. Zum Beispiel Mittwoch Vormittag kann die Person nicht, weil sie in dieser Zeit eine andere Beschäftigung hat. Die Zeitbereiche in die ein Tag unterteilt wird legen Sie in den Anwendungseinstellungen unter der Rubrik Stattbuchung→Mitarbeiter→Tagbereiche fest. |
| Einsatzplanung | Wurde ein Mitarbeiter für eine Veranstaltung gebucht ist er für andere Veranstaltungen nicht mehr verfügbar. |
Abwesenheit eintragen
Öffnen sie den Knoten im Baum und den dazugehörigen Editor.
Tragen Sie einen Grund und den Zeitraum ein. Ergänzen Sie die neue Zeile mit dem Plus.
Sie können mehrere Datensätze gleichzeitig anlegen.
Schließen Sie die Bearbeitung mit "Alles speichern".
Verhinderung eintragen
Öffnen sie den Knoten im Baum und den dazugehörigen Editor.
Wählen Sie einen Wochentag und einen Bereich aus den Listen. Optional können Sie einen Grund angeben.
Sie können mehrere Datensätze gleichzeitig anlegen.
Schließen Sie die Bearbeitung mit "Alles speichern".
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